Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI
Wersja obowiązująca od dnia: 7 października 2026 r.

W niniejszym dokumencie (dalej: „Polityka prywatności”) wyjaśniamy, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z korzystaniem ze strony internetowej genwood.pl i powiązanych z nią serwisów (Panel Klienta, śledzenie zamówienia, Paszport Cyfrowy, strona kariery), z kontaktem z nami, zawarciem i wykonaniem umowy, obsługą gwarancji i reklamacji, rekrutacją oraz współpracą handlową.

Przetwarzamy dane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Poniższe informacje przekazujemy na podstawie art. 13 i 14 RODO.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Genwood Group sp. z o.o. z siedzibą pod adresem: ul. Szlachecka 1, 77-132 Niezabyszewo, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001016429, NIP: 8421790469, REGON: 524320130 (dalej: „Administrator”, „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

e-mailowo: biuro@genwood.pl,
telefonicznie: +48 889 640 810,
listownie: na adres siedziby wskazany powyżej.

2. Skąd pochodzą Twoje dane

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie – przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon, komunikatory, w trakcie rozmowy z handlowcem, przy zawieraniu umowy, w Panelu Klienta albo przez formularz rekrutacyjny. Część danych możemy otrzymać również:

od naszych partnerów handlowych, jeżeli zamówienie składasz za ich pośrednictwem,
z rejestru REGON prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny – gdy podasz nam numer NIP, pobieramy z rejestru nazwę i adres firmy, aby poprawnie wypełnić umowę i fakturę,
od serwisów społecznościowych (np. Facebook, Instagram), jeżeli kontaktujesz się z nami za ich pośrednictwem.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

3.1. Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i wyceny

Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miejscowość i kod pocztowy miejsca dostawy, treść wiadomości, parametry zamawianego produktu.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy), a w zakresie korespondencji niezwiązanej z umową – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi).
Kod pocztowy miejsca dostawy wykorzystujemy do wyliczenia kosztu transportu.
Wiadomości kierowane na adres biuro@genwood.pl są wstępnie porządkowane przez nasz system z wykorzystaniem narzędzia sztucznej inteligencji. System rozpoznaje, czy wiadomość jest zapytaniem o nasze produkty, przygotowuje jej krótkie streszczenie i odczytuje z treści produkt, miejscowość i numer telefonu, jeżeli je podasz. Do narzędzia AI przekazujemy temat i treść wiadomości – bez Twojego adresu e-mail i bez załączników. Jeżeli w treści (np. w podpisie) zamieścisz swoje dane kontaktowe, trafią one do narzędzia razem z treścią.
Jeżeli wiadomość jest zapytaniem o nasze produkty, zakładamy dla niej wpis w naszym systemie CRM: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu podany w treści, temat, treść wiadomości i jej streszczenie. Wpis zakłada nasz pracownik, a gdy system oceni wiadomość jako jednoznaczne zapytanie handlowe – system automatycznie. W każdym przypadku kontaktuje się z Tobą nasz pracownik. Wiadomości, co do których system ma wątpliwości, ocenia pracownik. Wiadomości rozpoznane jako oferta dostawcy lub spam nie trafiają do CRM. Wszystkie wiadomości pozostają w naszej skrzynce pocztowej.
O nowym zapytaniu powiadamiamy nasz zespół wewnętrznym komunikatorem: powiadomienie zawiera Twoje imię, kanał kontaktu i produkt, którego dotyczy zapytanie, bez treści wiadomości.
Okres: do czasu zakończenia rozmów handlowych, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy – nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu. Kopię roboczą wiadomości w systemie porządkującym przechowujemy przez 30 dni od jej przetworzenia. Po tym czasie usuwamy jej treść, temat i dane kontaktowe, a Twój adres e-mail zastępujemy jego jednokierunkowym skrótem (pseudonimem). Adresu nie przechowujemy wtedy w postaci jawnej, a pseudonim pozwala nam policzyć, ile wiadomości przyszło od tej samej osoby. Poza pseudonimem zachowujemy wyłącznie informację o dacie, kanale i sposobie obsługi wiadomości – ocenę systemu, decyzję pracownika, odnośnik do wpisu w CRM oraz numer umowy, jeżeli ją z nami zawarłeś – aby oceniać poprawność działania systemu – nie dłużej niż 3 lata od otrzymania wiadomości. Treści wiadomości automatycznych i od znanych nam dostawców nie zapisujemy w ogóle.

3.2. Zawarcie i wykonanie umowy (produkcja, dostawa, montaż)

Dane: imię i nazwisko lub nazwa firmy, NIP, adres zamieszkania lub siedziby, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, numer rachunku bankowego (przy zwrotach), dane dotyczące zamówienia i płatności.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
W ramach realizacji umowy informujemy Cię o jej przebiegu e-mailem i SMS-em (np. przesłanie dokumentów, faktury proforma, informacja o etapie produkcji lub terminie dostawy).
Okres: przez czas wykonywania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających oraz okresu gwarancji, w zależności od tego, który z nich upływa później.

3.3. Śledzenie zamówienia

Na stronie śledzenia zamówienia, po wpisaniu numeru umowy lub zlecenia, wyświetlamy etap produkcji, planowany termin, zdjęcia z produkcji oraz dane kontaktowe opiekuna zamówienia. Z Twoich danych pokazujemy wyłącznie imię i pierwszą literę nazwiska.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Numeru umowy nie udostępniaj osobom, które nie powinny znać stanu Twojego zamówienia.

3.4. Panel Klienta, gwarancja, zgłoszenia i reklamacje

Dane: adres e-mail podany w umowie (służy jako login), numer telefonu i numer umowy (do weryfikacji przy logowaniu), adres IP przy żądaniu kodu logowania, treść zgłoszeń, korespondencja w ramach zgłoszenia i przesłane zdjęcia.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy, w tym obsługa gwarancji) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (rozpatrzenie reklamacji z tytułu niezgodności towaru z umową); adres IP – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ochrona Panelu przed nadużyciami).
Kod logowania jest jednorazowy i ważny 15 minut; sesja w Panelu wygasa po 14 dniach.
Okres: dane konta – do czasu jego usunięcia, nie dłużej niż do upływu okresu gwarancji; zgłoszenia i reklamacje – do upływu okresu przedawnienia roszczeń, których dotyczą.

3.5. Obowiązki podatkowe i rachunkowe

Dane: dane niezbędne do wystawienia faktury i prowadzenia ksiąg (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP, dane transakcji).
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Okres: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

3.6. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane: dane wskazane w pkt 3.2–3.5, a w razie postępowania sądowego lub egzekucyjnego – także dane wymagane przepisami (np. numer PESEL).
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres: do upływu okresu przedawnienia roszczeń, a w razie postępowania – do jego prawomocnego zakończenia.

3.7. Zdjęcia realizacji i publikacja

Fotografujemy produkty w trakcie produkcji i po montażu. Zdjęcia zamontowanego produktu oraz informację o miejscowości lub województwie realizacji publikujemy (np. na stronie i w mediach społecznościowych) wyłącznie w zakresie zgody, którą nam udzielisz – możesz zgodzić się na publikację z podaniem miejscowości, bez lokalizacji albo jej odmówić.
Przed publikacją usuwamy ze zdjęć metadane (np. położenie GPS). Dbamy o to, by na publikowanych zdjęciach nie były rozpoznawalne osoby, numery domów ani tablice rejestracyjne.
Do przygotowania opisów publikacji możemy korzystać z narzędzia sztucznej inteligencji. Przekazujemy do niego wyłącznie informacje o produkcie, zdjęcia oraz lokalizację w zakresie Twojej zgody – nigdy imienia, nazwiska, adresu, telefonu ani ceny.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać; nie wpływa to na zgodność z prawem publikacji dokonanych przed jej wycofaniem.
Okres: do wycofania zgody; informację o udzieleniu i wycofaniu zgody przechowujemy do upływu okresu przedawnienia roszczeń, jako dowód podstawy publikacji.

3.8. Marketing bezpośredni i newsletter

Informacje handlowe e-mailem lub SMS-em, w tym newsletter, wysyłamy wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, np. klikając link rezygnacji w wiadomości lub pisząc na biuro@genwood.pl.
Marketing naszych produktów wobec osób, z którymi już współpracujemy, prowadzimy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w tym celu – po jego wniesieniu zaprzestajemy takiego przetwarzania.
Dane do newslettera: imię i adres e-mail.
Okres: do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.

3.9. Rekrutacja

Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, oczekiwania finansowe, odpowiedzi na pytania rekrutacyjne, CV i inne dane, które sam zamieścisz w dokumentach aplikacyjnych.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy (dane wymagane przepisami), art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – w zakresie danych podanych dobrowolnie ponad wymagane oraz udziału w przyszłych rekrutacjach).
Treść CV może zostać streszczona przez narzędzie sztucznej inteligencji na potrzeby osoby prowadzącej rekrutację. Narzędzie nie ocenia kandydatów ani nie podejmuje decyzji – ocenę i wybór kandydata zawsze przeprowadza człowiek.
Kontaktujemy się z Tobą e-mailem lub SMS-em w sprawach związanych z rekrutacją.
Okres: do zakończenia rekrutacji, nie dłużej niż 6 miesięcy od złożenia aplikacji; w razie zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – 12 miesięcy od jej udzielenia lub do jej wycofania.

3.10. Współpraca z partnerami handlowymi i dostawcami

Dane: imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu osób reprezentujących naszych partnerów, dostawców i kontrahentów; w przypadku partnerów korzystających z Panelu Partnera – także login i dane rozliczeń prowizyjnych.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy umowę zawieramy z Tobą) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt z osobą wskazaną przez kontrahenta). Dane te otrzymujemy od Ciebie albo od podmiotu, który reprezentujesz.
Okres: przez czas współpracy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń i okresu wymaganego przepisami podatkowymi.

3.11. Bezpieczeństwo systemów i logi

Dane: adres IP, data i godzina zapytania, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisów, ochrona przed nadużyciami, np. ograniczenie liczby prób logowania).
Logów nie łączymy z innymi danymi w celu Twojej identyfikacji, chyba że jest to konieczne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.
Okres: nie dłużej niż 12 miesięcy.

3.12. Statystyka i reklama na stronie internetowej

Dane: adres IP, identyfikatory plików cookies i urządzenia, informacje o aktywności na stronie.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies). Zasady opisujemy w pkt 10.
Okres: do wycofania zgody, nie dłużej niż 14 miesięcy.

3.13. Paszport Cyfrowy produktu

Kod QR umieszczony na produkcie prowadzi do Paszportu Cyfrowego, który zawiera wyłącznie informacje o produkcie (m.in. materiały, wyposażenie, datę produkcji, instrukcje). Paszport nie zawiera Twoich danych osobowych, a wejścia na jego stronę nie są przez nas rejestrowane w sposób pozwalający Cię zidentyfikować.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, obsługi Panelu Klienta lub udziału w rekrutacji. Podanie danych wymaganych przepisami podatkowymi jest obowiązkiem ustawowym. Zgoda na marketing i na publikację zdjęć realizacji jest w pełni dobrowolna – jej brak nie wpływa na zawarcie ani wykonanie umowy.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub jako odrębnym administratorom:

Hetzner Online GmbH (Niemcy) – serwery, na których działa nasz system i są przechowywane dane oraz ich kopie zapasowe,
Pipedrive OÜ – system CRM, w którym prowadzimy kontakty, oferty i dokumenty umów,
InFakt sp. z o.o. – wystawianie faktur,
dostawca usług bramki SMS (JustSend) – wysyłka wiadomości SMS,
Zenbox sp. z o.o. – obsługa poczty elektronicznej,
Google Ireland Ltd / Google LLC – narzędzia sztucznej inteligencji (Gemini), wyliczanie odległości dostawy (Google Maps), statystyki i reklama (Google Analytics, Google Ads),
Meta Platforms Ireland Ltd – narzędzia marketingowe i komunikacja przez Facebook, Messenger i Instagram,
Discord Inc. – wewnętrzna komunikacja naszego zespołu (np. powiadomienia o etapach realizacji zamówienia oraz o nowych zapytaniach handlowych – bez treści wiadomości),
FreshMail sp. z o.o. – wysyłka newslettera,
Główny Urząd Statystyczny – weryfikacja danych firmy po numerze NIP,
przewoźnicy, firmy kurierskie i podmioty wykonujące rozładunek lub montaż – w zakresie niezbędnym do dostawy,
nasi partnerzy handlowi – jeżeli zamówienie zostało złożone za ich pośrednictwem,
biuro rachunkowe, kancelaria prawna, banki i operatorzy płatności,
organy publiczne – wyłącznie gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

6. Sztuczna inteligencja i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Korzystamy z narzędzi sztucznej inteligencji (Google Gemini) jako wsparcia dla pracowników: do wstępnego uporządkowania wiadomości przychodzących (w tym do automatycznego założenia wpisu w CRM dla jednoznacznych zapytań handlowych – zob. pkt 3.1), streszczania CV, odczytu faktur od dostawców i przygotowania opisów publikacji. Korzystamy z płatnej wersji tej usługi, w której Google nie wykorzystuje przekazywanych mu treści do trenowania ani ulepszania swoich modeli. Narzędzia te nie podejmują wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczne założenie wpisu w CRM służy wyłącznie temu, by nasz pracownik szybciej się z Tobą skontaktował, a pominięcie wiadomości rozpoznanej jako spam nie powoduje jej usunięcia. Decyzje dotyczące oferty, umowy, reklamacji czy rekrutacji podejmuje człowiek.

Jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookies marketingowe, możemy wyświetlać Ci reklamy dopasowane do Twojej aktywności w internecie (profilowanie marketingowe). Nie wywołuje ono wobec Ciebie skutków prawnych, a zgodę możesz w każdej chwili wycofać.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy nasi dostawcy (w szczególności Google, Meta, Discord oraz Pipedrive) mogą przetwarzać dane na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework – w odniesieniu do podmiotów nim objętych) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, a wobec marketingu bezpośredniego – w każdym czasie i bez podawania przyczyny,
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres biuro@genwood.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby, ze względu na skomplikowany charakter lub liczbę żądań, termin ten możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące – poinformujemy Cię o tym w ciągu miesiąca, podając przyczynę. Możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

9. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) albo do organu nadzorczego w państwie członkowskim UE swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

10. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Pliki cookies to niewielkie informacje tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu (komputerze, smartfonie, tablecie). Stosujemy:

niezbędne pliki cookies i pamięć przeglądarki – konieczne do działania strony i serwisów, np. zapamiętania Twoich wyborów w banerze cookies, a w Panelu Klienta i Panelu Partnera – utrzymania zalogowanej sesji (identyfikator sesji jest przechowywany w pamięci przeglądarki i usuwany po wylogowaniu lub wygaśnięciu sesji). Nie wymagają Twojej zgody;
analityczne pliki cookies – Google Analytics (Google Ireland Ltd), służące do tworzenia statystyk odwiedzin strony; stosujemy je tylko za Twoją zgodą;
marketingowe pliki cookies – Google Ads (Google Ireland Ltd) i Piksel Meta (Meta Platforms Ireland Ltd), służące do mierzenia skuteczności reklam i wyświetlania reklam dopasowanych do Twoich zainteresowań; stosujemy je tylko za Twoją zgodą.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach cookies na stronie albo w ustawieniach przeglądarki. Pliki cookies sesyjne są usuwane po zamknięciu przeglądarki, a trwałe – po upływie ich ważności lub po ich usunięciu przez Ciebie. Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez naszych partnerów znajdziesz w ich politykach prywatności: Google, Meta.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności: szyfrowane połączenie (HTTPS) we wszystkich naszych serwisach, dostęp do danych wyłącznie dla upoważnionych osób w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków, jednorazowe kody logowania, czasowo ważne linki do plików oraz regularne kopie zapasowe przechowywane na terytorium Unii Europejskiej.

12. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów, wprowadzenia nowych usług lub zmiany dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie genwood.pl wraz z datą, od której obowiązuje. W sprawach dotyczących ochrony danych skontaktuj się z nami pod adresem biuro@genwood.pl.